Benjamin Ejzenberg a récemment partagé quelque chose qui m'a arrêté net: "On passe des heures à chercher LE bon outil. Et si le problème n'était pas l'outil, mais la façon dont on l'utilise ?" Dans le même post, il annonce un live et pose le cadre: pas une liste d'outils tendance, mais ceux qu'il utilise vraiment au quotidien, avec des démos.

🔴 LIVE demain · Jeudi 19h (heure de Paris)

On passe des heures à chercher LE bon outil.

Et si le problème n'était pas l'outil, mais la façon dont on l'utilise ?

Cette phrase résume un piège très courant: on confond "outil" et "système". On pense qu'un nouvel outil va régler le désordre, alors que la vraie difficulté est l'usage, l'intégration entre outils, et surtout la méthode qui les pilote. Je te propose d'approfondir l'idée de Benjamin: comment construire une toolbox claire, interconnectée, et directement exploitable (organisation, projets, contenu, data, IA, automatisation) sans se noyer dans la hype.

Le faux problème: chercher l'outil parfait

Quand quelqu'un dit "il me faut le bon outil", il décrit souvent l'un de ces symptômes:

Trop d'endroits où l'information vit (notes dans 3 applis, fichiers éparpillés, messages non triés).
Trop de friction (copier-coller entre tableur, CRM, email, calendrier).
Pas de règle de décision (qu'est-ce qui devient une tâche, une note, un document, une donnée).
Un manque d'intégration (les outils existent, mais ne se parlent pas).

Le résultat: on change d'outil, on migre, on reconfigure, on rechange. Et on appelle ça "optimiser".

Benjamin Ejzenberg le dit autrement: le problème n'est pas l'outil, mais la façon dont on l'utilise. Autrement dit, un outil moyen avec une méthode solide bat un outil premium mal exploité.

Une toolbox, ce n'est pas une liste: c'est un workflow

Dans son post, Benjamin annonce qu'avec Kevin Rosamont Prombo, ils vont ouvrir leur "boîte à outils" et expliquer:

Pourquoi ils ont choisi ces outils
Comment ils s'intègrent entre eux
Des démos concrètes, pas de la théorie

C'est exactement la bonne grille de lecture. Une toolbox utile se juge sur trois dimensions.

1) Pourquoi cet outil, pour quel job précis?

Avant de comparer Notion vs Obsidian, Asana vs Trello, ou Power BI vs Looker Studio, il faut clarifier le "job":

Capturer des infos rapidement?
Planifier des projets multi-acteurs?
Produire du contenu avec un calendrier éditorial?
Suivre des KPIs fiables?
Automatiser une chaîne répétitive?

Si le job n'est pas écrit noir sur blanc, tu vas choisir sur des critères superficiels (popularité, UI, nouveautés IA) et tu réapprendras l'outil pour rien.

2) Comment l'outil s'intègre dans ton système

L'intégration, ce n'est pas seulement "il y a une API". C'est: "où commence le flux" et "où finit-il".

Exemple simple:

Une demande client arrive par email.
Elle devient une tâche dans ton outil de projet.
Elle déclenche une checklist.
Elle alimente une base de données.
Elle remonte dans un dashboard.

Si tu dois intervenir manuellement à chaque étape, tu vas ralentir, oublier, et perdre la confiance dans le système.

3) La preuve par la démo

J'aime beaucoup l'insistance de Benjamin sur les "démos concrètes". La théorie crée des intentions. Les démos révèlent les angles morts:

Combien de clics pour créer une tâche?
Où se perd l'information?
Qu'est-ce qui est réellement automatisable?
Qu'est-ce qui reste volontairement manuel?

Une toolbox efficace se reconnaît à sa capacité à produire un résultat fiable, pas à la beauté de ses options.

Les 5 catégories d'une toolbox moderne (et ce qu'elles doivent faire)

Benjamin mentionne: organisation, gestion de projets, création de contenu, data, IA, automatisation. Voilà comment je les structurerais pour éviter le chaos.

1) Organisation: un "hub" unique, pas dix tiroirs

Objectif: un endroit de référence pour les infos stables (process, templates, notes durables).

Bon réflexe: définir 3 à 5 types d'objets maximum (notes, docs, projets, décisions, ressources). Le reste est un détail.

Piège classique: transformer l'outil d'organisation en outil "fourre-tout" qui remplace tout. Résultat: trop de personnalisation, pas assez d'usage.

2) Gestion de projets: des règles de triage

Objectif: rendre le travail visible et priorisable.

Règles simples qui changent tout:

Toute tâche a un "prochain pas" clair.
Toute tâche a un propriétaire.
Les deadlines servent à piloter, pas à culpabiliser.
On limite le travail en cours.

Sans ces règles, même le meilleur outil devient une liste de promesses.

3) Création de contenu: un pipeline, pas une inspiration

Objectif: passer de l'idée à la publication sans réinventer le processus.

Un pipeline minimal:

Capture d'idées (rapide)
Qualification (pour qui, quel message, quel format)
Production (brief, plan, rédaction)
Relecture (checklist)
Publication (calendrier)
Recyclage (repurpose)

Le lien avec le post de Benjamin est évident: ce n'est pas l'outil de contenu qui crée la constance, c'est la manière dont il s'intègre à ta planification et à ton système de capture.

4) Data et dashboards: fiabilité d'abord, esthétique ensuite

Benjamin est très orienté automatisation et Power BI, donc je souligne un point clé: un dashboard n'est pas un poster, c'est un instrument.

Checklist rapide pour éviter les dashboards "jolis mais inutiles":

Source de vérité définie (une table de référence)
Fréquence de rafraîchissement alignée avec la décision
5 à 12 indicateurs max pour un dashboard opérationnel
Définitions écrites (qu'est-ce qu'un "lead"? un "client actif"?)

5) IA et automatisation: réduire la friction, pas ajouter des outils

L'IA et l'automatisation sont formidables si elles enlèvent des étapes, pas si elles ajoutent une couche.

Bons usages concrets:

Résumer des réunions et créer des tâches automatiquement
Classer des emails entrants et alimenter un CRM
Normaliser des données avant mise à jour d'un dashboard
Générer un premier jet de brief ou de plan d'article

Mauvais signal: "j'ai ajouté 3 outils IA" mais rien n'est plus rapide qu'avant.

La méthode "remise à plat" de début d'année (actionnable)

Benjamin dit: "Le début d'année, c'est le moment idéal pour remettre à plat ses méthodes de travail." Je suis d'accord, parce que c'est le seul moment où beaucoup de gens acceptent de toucher au système, pas juste aux tâches.

Voici une remise à plat en 60 à 90 minutes:

Liste tes 10 irritants récurrents (ce qui te fait perdre du temps chaque semaine).
Classe-les: organisation, projet, contenu, data, automatisation.
Pour chaque irritant, écris la cause (ex: "double saisie"), pas la solution (ex: "nouvel outil").
Définis un flux cible en 5 étapes max (de l'entrée à la sortie).
Choisis ensuite l'outil qui sert ce flux, et seulement ensuite.

La question n'est pas "quel outil choisir?" mais "quel flux je veux rendre inévitable?"

Ce que j'attends d'une bonne "toolbox" partagée en live

Le live annoncé par Benjamin et Kevin m'intéresse pour une raison: quand des gens montrent "ce qu'ils utilisent vraiment", on voit les compromis.

Ce qu'ils ont volontairement laissé manuel
Les outils qu'ils ont écartés et pourquoi
Les intégrations qui font gagner 20 minutes par jour, pas 20 secondes
Les règles d'usage (naming, statuts, templates)

C'est cette partie qui manque dans beaucoup de contenus "productivité": on parle de fonctionnalités, rarement de discipline d'équipe, de standards, et de maintenance du système.

Conclusion: la meilleure toolbox est celle que tu utilises sans y penser

Benjamin Ejzenberg a mis le doigt sur un point simple et puissant: tu peux passer des heures à chercher "le bon outil" et rester bloqué, si tu n'as pas une méthode claire d'utilisation et d'intégration.

Construis une toolbox qui:

Clarifie où va chaque information
Rend le travail visible
Automatise ce qui est répétitif
Donne des chiffres fiables pour décider
Et surtout, reste suffisamment simple pour être utilisée tous les jours

Ce n'est pas la chasse à l'outil qui fait progresser. C'est la conception d'un système que tu peux exécuter, ajuster, et maintenir.

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